Rekisteri-ilmoitus


Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö
Voimisteluklubi Lohja  ry, Y-2320045-1
Vappulantie 474, 08200 Lohja
puh. toimisto: 045 871 0977
Toimiston sähköposti: toimisto@voimisteluklubilohja.com
Yhteyshenkilön sähköposti: niina.vuorela@voimisteluklubilohja.com

Jäsen-, luottamushenkilö-, ja yhteistyökumppanirekisteri / markkinointirekisteri

Rekisteröidyt


Rekisterissämme käsitellään Voimisteluklubi Lohjan jäsenten ja sen entisten jäsenten sekä Voimisteluklubi Lohjan toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään Voimisteluklubi Lohjan järjestämiin koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvien / osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja.


Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus


Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen jäsenten ja niiden luottamushenkilöiden tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. Voimisteluklubi Lohjan järjestämiin
koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuneiden osalta myös henkilöryhmäkohtaisesti  kohdennettu suoramarkkinointi.

Henkilötietojen käsittely perustuu:
1) Voimisteluklubi Lohjan lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.
2) Sopimuskumppanien (yhteistyökumppanit) osalta sopimuksen täytäntöönpanoon sekä
mahdollisen rekisterinpitäjän muuhun perusteltuun etuun. Rekisterinpitäjän etu
sopimustilanteissa on taloudellisten saatavien ja vastuiden valvonta.
3) Luottamushenkilöiden osalta rekisteröinti perustuu yhdistyslainsäädäntöön.
4) Markkinointirekisterin osalta suostumukseen.


Käsiteltävät henkilötiedot:


Rekisterissä käsitellään Voimisteluklubi Lohjan jäsenten luottamus- ja toimihenkilöiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:
-    Jäsenen täydellinen nimi
-    Postiosoite
-    Puhelinnumero
-    Sähköpostiosoite
-    www-osoite
-    Puheenjohtaja
-    Toiminnanjohtaja
-    Sihteeri
-    Rahastonhoitaja
-    Verkkolaskuosoite tai laskutussähköpostiosoite


Osallistujilta kerättävät tiedot:
-    nimi
-    sähköpostiosoite
-    syntymäaika
-    ruoka-aineallergiat (vain tilaisuuksiin, joissa on tarjoilua) (perusteluna rekisteröidyn elintärkeä etu eli terveys)


Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyiltä itseltään ja osallistujilta itseltään.


Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Voimisteluklubi Lohjan järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisillä henkilöillä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Voimisteluklubi Lohjan ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.


Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti luovuteta kolmansille. Poikkeuksena osallistujalistojen
luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille. Henkilötiedot luovutetaan rekisterin ylläpitäjälle, joka toimii henkilötietojen käsittelijänä. Henkilötietoja voidaan siirtää muille rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa uudelle järjestelmän ylläpitäjälle. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon ja käsittelijä toteuttava rekisterinpitäjän
yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Henkilötietojen säilytysaika
Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Voimisteluklubi Lohjan jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatio- vastuuajan.
Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä.
Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä.
Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen.
Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään kunnes suostumus peruutetaan.

Rekisteröidyn oikeudet:
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.
Rekisteröity voi antaa Voimisteluklubi Lohjalle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja.
Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
- saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Voimisteluklubi Lohjan  käsittelemät henkilötiedot;
- vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
- vaatia henkilötietojensa poistamista;
- peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
- vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä
perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Voimisteluklubi Lohjan oikeutettu etu;
- saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle
rekisterinpitäjälle, Voimisteluklubi Lohja käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti;
- vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän
tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Voimisteluklubi Lohja voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Voimisteluklubi Lohja voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.


Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Pakolliset tiedot
Yhdistyksen (Voimisteluklubi Lohja ry) luottamushenkilöiden osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, hetu, yhteystiedot). (yhdistyslaki).
Sopimussuhteissa olevat tahot:
Sopimuskumppanin perustiedot, luottosuhteessa luoton perinnän edellyttämät tiedot (hetu).
Allergiatiedot tapahtumiin osallistuvien osalta (rekisteröidyn elintärkeä etu).
Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä). (Sopimuksen tekeminen).

Seuraus mikäli tietoja ei luovuta
Yhdistyksen luottamustehtävään ei voida valita ilman pakollisten tietojen luovuttamista Osallistumista ei vastaanoteta ilman pakollisten tietojen luovuttamista.


Tietoja saadaan myös jäsenyhdistyksiltä ja ilmoittautumisjärjestelmästä
Tietojen luovuttaja on jäsenyhdistys, joka ilmoittaa omia luottamus- ja toimihenkilöiden tietoja.
Tiedot saadaan jäsenyhdistyksiltä, jotka ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä.
Tiedot kerätään osallistumisilmoittautumisissa annetuista tiedoista.
Ilmoittaminen näistä rekisteröinneistä tehdään ensimmäistä kertaa rekisteröityyn yhteydessä oltaessa.


Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: toimisto@voimisteluklubilohja.com. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä
henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Voimisteluklubi Lohja ry, Vappulantie 474, 08200  Lohja

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty (23.05.2018)